Interview mit Thilo Rumberger

Herr Rumberger, stellen Sie sich bitte kurz vor. Welche Aufgaben übernehmen Sie und wie groß ist Ihr Verwaltungsbestand?

Ich bin 42 Jahre alt, seit dem Jahr 2000 in der Immobilienbranche tätig und ausgebildeter Immobilienbetriebswirt. Seit vier Jahren bin ich geschäftsführender Gesellschafter der Dr. Fuchs Immobilien & Hoff Immobilienbetreuungs GmbH. Wir betreuen derzeit rund 4.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten – vom kleinen Mehrfamilienhaus bis hin zu größeren Gewerbeobjekten. 

Was waren früher die größten Herausforderungen bei der Jahresverbrauchsabrechnung?

Früher war der Prozess deutlich aufwendiger. Gerade zu Jahresbeginn versuchen alle Verwalter, die Heizkostenabrechnungen möglichst schnell für ihre Eigentümergemeinschaften fertigzustellen – doch das war oft leichter gesagt als getan. 

Ich erinnere mich, dass wir die Zählerstände teilweise noch per Fax, E-Mail oder handschriftlich gemeldet bekommen haben. Diese Daten mussten dann manuell an den Energieversorger weitergeleitet und dort händisch eingepflegt werden. 
Bis die Schlussrechnungen zurückkamen, vergingen oft drei, vier oder sogar fünf Wochen. Heute läuft das über das Online-Portal um ein Vielfaches schneller. Über unser ERP-System fordern wir die Zählerstände bei den Hausvorständen digital an. Sobald diese Daten bei uns im System vorliegen, werden sie von unseren Mitarbeiterinnen direkt im MONTANA-Portal eingetragen – in Echtzeit. 

Das heißt: Keine Mails, kein Papier, kein Fax – alles läuft digital und nachvollziehbar. Dadurch sind die Daten schneller verfügbar und Fehlerquellen, die früher durch manuelle Übertragungen entstanden sind, werden vermieden. 

Wie erleben Sie den Ablauf der Jahresabrechnung heute – von der Zählerstanderfassung bis zur fertigen Abrechnung?

Der Ablauf ist inzwischen extrem effizient. Im vergangenen Jahr lagen die Bearbeitungszeiten bei etwa fünf bis zehn Werktagen – mittlerweile geht es dank weiterer Automatisierungen noch schneller. 

Ein weiterer Vorteil: Wir erhalten die Schlussrechnungen nicht mehr per Post, sondern direkt digital über unsere Rechnungsadresse. Dadurch sparen wir nicht nur Versandzeiten, sondern auch Papier. Denn seit Januar 2025 arbeiten wir komplett papierlos. 
Alle Rechnungen, die bei uns eingehen, werden automatisch dem richtigen Objekt zugeordnet, über ein KI-System ausgelesen und anschließend geprüft und freigegeben. Das spart Zeit, Ressourcen und macht den gesamten Prozess deutlich schlanker. 

Inwiefern konnten Sie durch die digitale Lösung Zeit oder Aufwand sparen?

Die Zeitersparnis ist enorm. Früher waren mehrere Personen tagelang mit der Erfassung, Weiterleitung und Kontrolle der Daten beschäftigt. Heute läuft das weitgehend automatisiert – wir müssen nur noch prüfen und freigeben. Dadurch gewinnen wir wertvolle Arbeitszeit, die wir in die Betreuung unserer Kunden investieren können. 

Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit dem MONTANA Team?

Mit unserem Betreuer Christian Maier sind wir seit Jahren sehr zufrieden. Die Kommunikation ist immer klar und unkompliziert, und auch größere Themen – wie unsere Rahmenverträge über Strom und Gas – werden zuverlässig und professionell abgewickelt. Man merkt einfach, dass man hier mit einem Partner zusammenarbeitet, der die Abläufe einer Hausverwaltung versteht. 

Was würden Sie anderen Hausverwaltungen empfehlen, die noch analog arbeiten?

Angesichts der stetig steigenden Personal- und Verwaltungskosten ist es unverzichtbar, sich zu digitalisieren. Nur so kann man mit dem gleichen Team mehr Einheiten betreuen und die Verwaltung langfristig rentabel gestalten. Digitalisierung ist kein Luxus mehr – sie ist die Voraussetzung, um als Verwalter wettbewerbsfähig zu bleiben.