Häufige Fragen zur Heiz- und Nebenkostenabrechnung

Im Normalfall stellen wir Ihnen die Daten und Abrechnung innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Wenn es allerdings Rückfragen seitens der Niederlassung gibt oder zusätzliche Unterlagen benötigt werden, kann es in Ausnahmefällen länger dauern.

Fällt ein Gerät aus oder haben wir keinen Zugang zur Wohnung, können wir den Verbrauch nicht ablesen. In diesem Fall wird der anteilige Wärme- oder Warmwasserverbrauch gemäß § 9a der Heizkostenverordnung auf Grundlage des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren früheren Abrechnungszeiträumen oder im jeweiligen Abrechnungszeitraum vom Eigentümer ermittelt. Den so erfassten anteiligen Verbrauch legen wir bei der Kostenverteilung anstelle des erfassten Verbrauchs zugrunde.

Nach dem Ablesen prüfen und speichern wir die Angaben zu den angefallenen Kosten. Zu den umlagefähigen Kosten zählen nach § 7 Abs. 2 der Heizkostenverordnung die Kosten des Betriebes der zentralen Heizungs- einschließlich der Abgasanlage. Zusätzlich können Betriebskosten wie z.B. Kosten für die Wasserversorgung und Hausnebenkosten berücksichtigt werden. Sind alle notwendigen Daten vorhanden, erstellen wir die Heizkostenabrechnung für die einzelnen Wohnungen. Der Hausverwalter bzw. Eigentümer erhält eine Gesamtabrechnung und für die Weitergabe an den Mieter je eine Einzelabrechnung. 

Die verbrauchsabhängige Abrechnung trägt zum bewussten Energie- und Wasserverbrauch und damit zum Klimaschutz bei. Untersuchungen zeigen, dass zwischen 20 % und 25% Einsparungen möglich sind, wenn Messgeräten vorhanden sind. Außerdem ist die günstigste Möglichkeit, um Energie- und Kosten zu sparen, in der Heizkostenverordnung verbindlich vorgeschrieben.

Wie lang ist ein Abrechnungszeitraum?

Der Abrechnungszeitraum beträgt in der Regel zwölf Monate, entsprechend den Vorgaben des Mietrechts. Beginn und Ende des Zeitraums im Sommer oder Winter legt der Gebäudeeigentümer fest. Aus organisatorischen Gründen kann der Abrechnungszeitraum um einige Tage vom Ablesezeitraum der Messgeräte abweichen. Bei elektronischen Geräten, die den Stichtag speichern, wird der Verbrauchswert zum festgelegten Datum festgehalten.

Können die Heizkosten gleich nach der Ablesung genannt werden?

Aus technischen Gründen ist es bei Heizkostenverteilern nicht möglich, direkt während der Ablesung Aussagen zu den entstandenen Heizkosten zu treffen. Der Preis einer Verbrauchseinheit ist von Energiepreisen und Witterungsbedingungen abhängig und dadurch nicht jedes Jahr gleich. Zudem kann besonders bei Heizkostenverteilern nach dem Verdunstungsprinzip die Gesamtanzahl der Verbrauchseinheiten jährlich schwanken. Erst nach Auswertung aller Ableseergebnisse des Gebäudes steht der Kostenanteil jeder Wohnung fest.

Warum können die Verbrauchswerte jährlich schwanken?

Der Brennstoffverbrauch hängt unter anderem von den Temperaturen und der Länge der Heizperiode ab. Dadurch kann es selbst bei gleichem Brennstoffverbrauch in zu unterschiedlichen Verbrauchsanzeigen kommen. Um die Verteilung gerecht zu gestalten, werden sämtliche Ablesewerte eines Hauses zusammengezählt und den gesamten Heizkosten gegenübergestellt.

Was ist in den Verbrauchskosten enthalten?

Der mit Mess- oder Erfassungsgeräten ermittelte Verbrauch in einer Abrechnung wird Verbrauchskosten genannt. Diesen Anteil kann der Nutzer durch sein Verhalten erheblich beeinflussen. Dem gegenüber stehen die Grundkosten oder Fixkosten der Heizanlage, welche nicht durch den Nutzer beeinflusst werden können.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung für 2025 vorliegen?

Die Abrechnung muss Mietern spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Die Abrechnung für das Jahr 2025 muss beispielsweise spätestens bis zum 31. Dezember 2026 vorliegen. Überschreitet die Frist, gilt sie als fehlerhaft. Die Mietvertragsparteien können abweichend regeln: der Vermieter kann schriftlich ankündigen, die Betriebskosten anders abzurechnen. Ist die Abrechnungsperiode zu lang, kann die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft oder ungültig sein. Eine kürzere Periode ist erlaubt, z.B. bei Einzug im Juli werden nur die Monate Juli bis Dezember abgerechnet, anteilig der Mietdauer.