„Digitalisierung darf nicht drübergestülpt werden“
Experten Interview mit Stefan Eder
In den letzten 14 Jahren hat sich viel getan in der Immobilienbranche und Energiewirtschaft. Allen Veränderungen zum Trotz ist die 5-Seen-Hausverwaltung MONTANA als Energieversorger treu geblieben. Geschäftsführer Stefan Eder erzählt im Interview, wie sich die Zusammenarbeit über die Jahre entwickelt hat und welche Rolle das MONTANA-Kundenportal heute spielt.
Stefan Eder
Geschäftsführer der 5-Seen-Hausverwaltung
Stefan Eder leitet als Geschäftsführer der 5-Seen-Hausverwaltung ein zehnköpfiges Team, das sich auf die kaufmännische und technische WEG-Verwaltung spezialisiert hat.
Herr Eder, stellen Sie sich bitte kurz vor. Welche Aufgaben übernehmen Sie und wie groß ist Ihr Verwaltungsbestand?
Ich bin Geschäftsführer der 5-Seen-Hausverwaltung. Gemeinsam mit meinem zehnköpfigen Team betreue ich rund 100 Wohnungseigentümergemeinschaften – also etwa 4.500 bis 4.600 Wohnungen. Als mittelständisches Unternehmen haben wir uns auf die kaufmännische und technische WEG-Verwaltung spezialisiert. Die Energieversorgung übernimmt dabei nun schon seit 13 bis 14 Jahren MONTANA.
Wie sah die Abrechnung früher aus – was waren die größten Herausforderungen?
Früher war das größte Problem ganz klar die Meldung der Zählerstände. Wenn man zwischendrin etwas gebraucht hat, war es oft schwierig, zeitnah an die Daten zu kommen. Auch die Abrechnungen kamen nicht immer so schnell, wie wir sie gebraucht hätten.
Gerade bei der Vielzahl an Zählern – pro Gebäude einen Gaszähler und drei bis vier Stromzähler – war es entscheidend, dass wir alle Informationen bis spätestens Ende Januar vorliegen hatten. Da kam es bei anderen Anbietern schon mal zu Verzögerungen, zum Beispiel durch fehlerhafte Zählernummern.
Heute nutzen Sie das MONTANA-Kundenportal. Wie unterstützt Sie das im Alltag?
Das Portal gab es in unsere Anfangszeit noch nicht – wir haben damals mit Excel-Listen gearbeitet. Das hat funktioniert, aber heute ist es natürlich deutlich angenehmer.
Über das Portal können wir Zählerstände erfassen und direkt an MONTANA übermitteln. Auch für Abschlagsänderungen und Verbrauchsplanungen nutzen wir das System regelmäßig. Die Vertragsübersicht ist bei uns weniger relevant, da wir einen Rahmenvertrag haben.
Praktisch ist für uns die interne Anwendung der Daten, etwa um Wirtschaftspläne zu erstellen. Auch die im Portal einsehbaren Prognosen helfen uns bei der Verbrauchsplanung.
Grundsätzlich schätzen wir, dass das Portal sehr klar und funktional ist – es muss nicht überdesignt sein. Wichtig ist, dass die relevanten Informationen schnell zugänglich sind. Das Portal funktioniert hervorragend zwischen MONTANA und der Hausverwaltung als Geschäftspartnern. Es ist klar, effizient und praxisorientiert. Genau so soll es sein.
Wie läuft die Jahresabrechnung heute ab?
Sehr reibungslos. Wir laden Dokumente herunter, stellen sie unseren Eigentümern in unserer eigenen Software zur Verfügung und können sogar auf alte Daten zugreifen – das ist super praktisch, wenn etwa Diskussionen zu früheren Abrechnungen aufkommen. Früher musste man dafür Akten aus dem Archiv holen – heute reicht ein Klick im Portal.
Dabei steht trotz aller Digitalisierung der Mensch im Mittelpunkt – gerade, wenn es um Geld und Energie geht, braucht man jemanden, der Verantwortung übernimmt. Bei MONTANA haben wir immer einen festen Ansprechpartner, den wir schnell erreichen. Wir sind mit unseren Betreuern per Du und treffen uns auch mal auf der MONTANA-Wiesn – inklusive Geschäftsführer.
Stichpunkt Ansprechpartner: Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit dem MONTANA Team?
Die Kommunikation ist immer freundlich und lösungsorientiert. Deshalb haben wir uns nicht nur in der Strom- und Gasversorgung für MONTANA entschieden. Letztes Jahr haben wir beispielsweise ein größeres Bauprojekt mit dem Heiztechnik-Team von MONTANA umgesetzt. Wenn mal etwas hakte, etwa bei Lieferschwierigkeiten, genügt ein Anruf, um gemeinsam eine Lösung zu finden.
Wie viel Zeit konnten Sie durch die digitale Lösung einsparen?
Das lässt sich schwer genau beziffern. Das Portal spart viele kleine Arbeitsschritte – vor allem durch die zentrale Datenerfassung. Natürlich haben wir in der Hausverwaltung immer noch viel Papier, weil manche Dokumente verpflichtend in Papierform abgelegt werden müssen. Aber bei der internen Verarbeitung hilft uns das Portal enorm.
Wir schätzen, dass der Aufwand für Zählerstandsmeldungen heute nur noch rund 40 % dessen beträgt, was wir früher hatten.
Was würden Sie anderen Hausverwaltungen empfehlen, die noch analog arbeiten?
Papier wird man in der Verwaltung nie ganz los, aber man kann intern vieles digital abbilden und dadurch effizienter werden. Deswegen ist eine vernünftige Hausverwaltungssoftware das A und O. Und dann sollte man Schritt für Schritt digitalisieren – aber erst, wenn die eigenen Prozesse klar sind. Digitalisierung darf nicht einfach „drübergestülpt“ werden, sie muss zum Unternehmen passen.
Linda Madir
Bereichsleiterin Geschäftskunden MONTANA Energieversorgung GmbH & Co. KG
Linda Madir hat viele Jahre Erfahrung in der Energieversorgung für die Immobilienwirtschaft und berät Hausverwalter zum Einkauf von Gas und Strom in ihren Liegenschaften. Ihre Stärke: Individuelle Ansprüche in ganzheitlichen Konzepten erfüllen.
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